Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) is een technologie die software-robots gebruikt om repetitieve, handmatige taken uit te voeren die normaal gesproken door mensen worden gedaan.

In tegenstelling tot fysieke robots die fysieke taken uitvoeren, werken RPA-bots binnen digitale systemen en applicaties. Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van gegevens in een spreadsheet, het verwerken van facturen, of het versturen van geautomatiseerde e-mails.

RPA-bots kunnen menselijke interacties met computersystemen nauwkeurig nabootsen. Ze kunnen inloggen op applicaties, gegevens invoeren, berekeningen uitvoeren en zelfs beslissingen nemen op basis van vooraf gedefinieerde regels en algoritmen.

Er zijn twee hoofdtypen RPA-bots die organisaties kunnen gebruiken:

• Attended bots: deze bots werken samen met menselijke werknemers en voeren taken uit op basis van directe input van de gebruiker. Ze worden vaak gebruikt in klantenservice en helpdeskomgevingen, waar ze werknemers kunnen assisteren bij het snel en efficiënt afhandelen van klantvragen.
• Unattended bots: deze bots werken zelfstandig en kunnen taken uitvoeren zonder menselijke tussenkomst. Ze zijn ideaal voor batchverwerking en andere routinematige taken die op de achtergrond kunnen worden uitgevoerd, zoals het verwerken van grote hoeveelheden data of het genereren van rapporten.

RPA werkt door het gebruik van softwarebots die menselijke handelingen op een computer nabootsen. Deze bots kunnen verschillende taken uitvoeren, zoals:

1. Identificatie van te automatiseren processen
De eerste stap in het implementeren van RPA is het identificeren van de processen die geautomatiseerd kunnen worden. Dit zijn meestal repetitieve, regelgebaseerde taken die geen complexe beslissingen vereisen. Voorbeelden zijn gegevensinvoer, factuurverwerking, en het genereren van rapporten.

2. Ontwerp en configuratie van de bots
Na het identificeren van de te automatiseren processen, worden de bots ontworpen en geconfigureerd. Dit gebeurt met behulp van RPA-softwaretools zoals UiPath, Automation Anywhere of Blue Prism. Deze tools bieden een visuele interface waarmee gebruikers de stappen die de bots moeten uitvoeren, kunnen definiëren zonder dat er geavanceerde programmeerkennis nodig is.

3. Training van de bots
Net als mensen moeten bots getraind worden om specifieke taken uit te voeren. Dit gebeurt door het vastleggen van gebruikersacties zoals klikken, typen, en navigeren door verschillende applicaties. Deze acties worden omgezet in scripts die de bots vervolgens uitvoeren. De bots kunnen ook leren van voorbeelden en regels die door de gebruikers worden opgesteld.

4. Uitvoering van taken door de bots
Zodra de bots zijn geconfigureerd en getraind, kunnen ze beginnen met het uitvoeren van de toegewezen taken. Ze loggen in op applicaties, voeren gegevens in, halen informatie op en verwerken deze, en genereren rapporten, allemaal zonder menselijke tussenkomst. Bots kunnen de volgende activiteiten uitvoeren:

• Gegevensinvoer en -extractie: Bots kunnen gegevens invoeren in systemen en informatie extraheren uit documenten zoals facturen en formulieren.
• Applicatie-integratie: Bots kunnen tussen verschillende applicaties communiceren, gegevens overbrengen en processen coördineren.
• Beslissingen nemen: Bots kunnen beslissingen nemen op basis van vooraf gedefinieerde regels en voorwaarden. Bijvoorbeeld, een bot kan een factuur goedkeuren als deze binnen een bepaalde prijsklasse valt.

5. Monitoring en onderhoud
Nadat de bots zijn geïmplementeerd, is het belangrijk om hun prestaties te monitoren en regelmatig onderhoud uit te voeren. Dit omvat het updaten van de bots wanneer er wijzigingen zijn in de processen of applicaties waarmee ze werken, en het oplossen van eventuele problemen die zich voordoen.

De implementatie van RPA biedt verschillende voordelen voor bedrijven:

• Efficiëntie en productiviteitsverhoging: RPA-bots kunnen 24/7 werken zonder pauzes, waardoor processen sneller en efficiënter worden uitgevoerd.
• Kostenbesparing: door repetitieve taken te automatiseren, kunnen bedrijven arbeidskosten verlagen en hun medewerkers inzetten voor meer waardevolle taken.
• Vermindering van menselijke fouten: bots voeren taken uit met een hoge mate van nauwkeurigheid, waardoor het risico op fouten aanzienlijk wordt verminderd.
• Schaalbaarheid en flexibiliteit: RPA-oplossingen kunnen gemakkelijk worden opgeschaald om aan de veranderende behoeften van een organisatie te voldoen.

Robotic Process Automation (RPA) wordt in verschillende sectoren gebruikt om diverse bedrijfsprocessen te automatiseren. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende toepassingen van RPA in verschillende industrieën:

1. Klantenservice

• Automatisering van klanteninteracties: het kan worden gebruikt om klantvragen via e-mail of chatbots automatisch te beantwoorden, eenvoudige vragen te behandelen en complexe vragen door te sturen naar menselijke medewerkers.
• Ticketverwerking: bots kunnen automatisch servicetickets aanmaken, categoriseren en toewijzen aan de juiste teams.
• Klantenfeedback verwerken: bots kunnen klantfeedback verzamelen, analyseren en samenvatten voor verdere actie door het klantenserviceteam.

2. Gezondheidszorg

• Patiëntgegevensbeheer: het kan helpen bij het verzamelen, bijwerken en beheren van patiëntendossiers, inclusief het invoeren van gegevens uit verschillende bronnen in elektronische medische dossiers (EMD) systemen.
• Verzekeringsclaims: bots kunnen verzekeringsclaims automatisch verwerken, inclusief het controleren van dekkingsinformatie en het valideren van ingediende claims tegen beleidsregels.
• Afspraakplanning: het kan worden gebruikt om patiëntafspraken automatisch te plannen en herinneringen te sturen.

3. Human Resources (HR)

• Onboarding van nieuwe medewerkers: bots kunnen het onboardingproces automatiseren door nieuwe medewerkers te registreren in verschillende systemen, documentatie te verwerken en toegang tot benodigdheden te regelen.
• Salarisadministratie: het kan helpen bij het berekenen van salarissen, het verwerken van loonstroken en het afstemmen van salarisgegevens met bankgegevens.
• Beheer van personeelsdossiers: bots kunnen personeelsdossiers bijwerken en beheren, inclusief het bijhouden van verlof- en ziekteregistraties.

4. Logistiek en Supply Chain Management

• Orderverwerking: het kan bestellingen automatisch verwerken, inclusief het invoeren van ordergegevens in systemen, het controleren van voorraadniveaus en het genereren van facturen.
• Voorraadbeheer: bots kunnen voorraadniveaus monitoren, bestellingen plaatsen bij leveranciers en voorraadgegevens bijwerken in real-time.
• Transportplanning: het kan helpen bij het optimaliseren van transportroutes, het plannen van leveringen en het bijwerken van verzendinformatie.

5. IT-beheer en Ondersteuning

• Geautomatiseerde IT-ondersteuning: bots kunnen standaard IT-ondersteuningsverzoeken behandelen, zoals het resetten van wachtwoorden, het toewijzen van toegang tot systemen en het oplossen van veelvoorkomende IT-problemen.
• Systeemmonitoring: het kan IT-systemen continu monitoren, prestatieproblemen detecteren en automatisch waarschuwingen of rapporten genereren.
• Patchbeheer: bots kunnen software-updates en patches automatisch downloaden, testen en implementeren op bedrijfsapparaten.

Hulp nodig bij de implementatie? Onze ervaren consultant helpen je graag verder!

Robotic Process Automation (RPA) blijft zich ontwikkelen als een cruciale technologie voor bedrijven, met veelbelovende toekomstige trends en ontwikkelingen:

1. Integratie met AI en Machine Learning (ML): door AI en ML te combineren met RPA ontstaan Intelligent Process Automation (IPA), waarbij bots complexe taken uitvoeren en data-analyse gebruiken om beslissingen te nemen en voorspellingen te doen.
2. Hyperautomatisering: dit gaat verder dan RPA door het gebruik van meerdere technologieën zoals AI, ML, NLP en Process Mining, om elk aspect van bedrijfsprocessen te automatiseren, van eenvoudige taken tot complexe workflows.
3. Verbeterde RPA-software en -tools: toekomstige RPA-oplossingen zullen gebruiksvriendelijker zijn en meer out-of-the-box integraties bieden, wat de implementatie en het beheer van bots eenvoudiger en sneller maakt.
4. Verhoogde focus op beveiliging en naleving: naarmate RPA meer ingeburgerd raakt, zal er meer nadruk liggen op robuuste beveiligingsmaatregelen en naleving van regelgeving zoals GDPR om juridische en reputatierisico's te vermijden.
5. Samenwerking tussen mens en machine: in plaats van menselijke werknemers te vervangen, zullen bots repetitieve taken overnemen, zodat werknemers zich kunnen richten op strategische en creatieve werkzaamheden. Dit leidt tot een hybride werkomgeving.
6. Uitbreiding naar nieuwe sectoren: RPA zal zich verder uitbreiden naar sectoren zoals onderwijs, overheid en non-profitorganisaties, die zullen profiteren van de efficiëntie- en productiviteitsvoordelen.
7. Real-time procesautomatisering: met de opkomst van real-time data-analyse en IoT zullen RPA-oplossingen steeds vaker in staat zijn om onmiddellijk te reageren op veranderingen in gegevens en omstandigheden, waardoor bedrijven sneller en accurater kunnen opereren.

Wil je een cruciale rol spelen in het transformeren van bedrijfsprocessen door repetitieve taken te automatiseren en bij te dragen aan efficiëntere werkstromen? Dan is een carrière in Robotic Process Automation (RPA) wellicht iets voor jou.

Bij Working Talent bieden we je de mogelijkheid om met ons IT traineeship door te groeien binnen vakgebieden als RPA, Cyber Security, Business Intelligence, Data, Software Development, DevOps en Business & IT. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen tot een professionele IT'er én om ervaring op te doen bij innovatieve opdrachtgevers.

Met onze ondersteuning leer je niet alleen de technische vaardigheden die nodig zijn, maar ook hoe je bedrijven kunt helpen hun processen te stroomlijnen en kosten te besparen door middel van automatisering. Dit traineeship is de perfecte springplank voor een succesvolle carrière in de dynamische wereld van IT en RPA!