Wat is Agile Portfolio Management?

Agile Portfolio Management is een aanpak binnen het beheer van projectportfolio's die de principes van agile werken integreert op het niveau van portfolio management. Het doel is om een organisatie in staat te stellen snel en flexibel te reageren op veranderingen in de markt, technologie en klantvoorkeuren. Dit door continue aanpassing en herprioritering van projecten en initiatieven. Dit staat in contrast met traditionele portfolio management methoden, die vaak rigide en plan-gedreven zijn, met lange termijn plannen en vaste budgetten.

Ontstaan van het Spotify model

Agile Portfolio Management is ontstaan uit de behoefte aan meer flexibiliteit en responsiviteit in het beheer van projectportfolio's, als een uitbreiding van agile methoden die oorspronkelijk in de softwareontwikkeling werden gebruikt. Deze benadering is ontwikkeld als reactie op de snel veranderende marktbehoeften en de noodzaak voor organisaties om hun strategische doelen snel aan te kunnen passen.

Door agile principes toe te passen op portfolio management, kunnen organisaties projecten en investeringen prioriteren die de grootste waarde bieden. Tegelijkertijd worden verspilling geminimaliseerd door lean principes te integreren. Deze aanpak heeft zich uitgebreid naar diverse industrieën en wordt nu gezien als een essentiële strategie voor het behalen van concurrentievoordeel.

Agile Portfolio Management (APM) hanteert een aantal fundamentele bouwstenen die samen een raamwerk vormen voor het effectief beheren van projectportfolio's. Deze bouwstenen zorgen ervoor dat een organisatie snel kan inspelen op veranderingen, terwijl ze tegelijkertijd de strategische doelen en de levering van klantwaarde maximaliseert. Hier zijn de belangrijkste bouwstenen:

1. Strategische flexibiliteit
APM stelt organisaties in staat om hun strategische doelen snel te herzien en aan te passen in reactie op veranderende marktomstandigheden. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat beslissingen over het portfolio continu worden geëvalueerd en bijgestuurd op basis van actuele informatie en strategische overwegingen.

2. Waardegerichte besluitvorming
In het hart van APM ligt de focus op het maximaliseren van waarde. Dit betekent dat projecten en initiatieven worden geselecteerd, geprioriteerd en beoordeeld op basis van hun potentiële bijdrage aan de waarde voor de klant en de organisatie. Beslissingen worden genomen met een duidelijk begrip van kosten, baten en risico's.

3. Continue prioritering en herprioritering
Agile Portfolio Management omarmt het idee dat prioriteiten kunnen en zullen veranderen. Door middel van regelmatige beoordelingscycli kunnen projecten en initiatieven worden herprioriteerd op basis van hun huidige waarde en alignement met de bedrijfsstrategie.

4. Feedback loops en adaptieve planning
Feedback loops zijn cruciaal binnen APM om te zorgen voor continue verbetering en aanpassing. Dit omvat het verzamelen van feedback van klanten, stakeholders en teamleden, en het gebruiken van deze inzichten om plannen en prioriteiten te verfijnen. Adaptieve planning maakt het mogelijk om snel op deze feedback te reageren.

5. Decentralisatie van besluitvorming
Het empoweren van teams door besluitvorming te decentraliseren is een sleutelelement van APM. Teams krijgen de autonomie om beslissingen te nemen binnen het kader van hun projecten, wat leidt tot snellere besluitvorming en een hogere mate van betrokkenheid en verantwoordelijkheid.

6. Transparantie en communicatie
Een open en transparante communicatie binnen en tussen teams en met stakeholders is essentieel in APM. Dit zorgt voor zichtbaarheid in besluitvorming, voortgang en uitdagingen, en helpt bij het opbouwen van vertrouwen en samenwerking.

7. Lean en efficiënte processen
APM integreert lean principes om verspilling te minimaliseren en efficiëntie te maximaliseren. Dit houdt in: het elimineren van onnodige kosten, het optimaliseren van processen en het zorgen voor dat middelen worden ingezet waar ze de meeste waarde toevoegen.

8. Organisatiecultuur en -verandering
De succesvolle implementatie van APM vereist vaak een verschuiving in organisatiecultuur naar een die agile waarden omarmt, zoals flexibiliteit, openheid voor verandering, en continue verbetering. Het managen van deze culturele verandering is een belangrijke bouwsteen van APM.

De implementatie van Agile Portfolio Management in een organisatie is een strategisch proces dat een fundamentele verschuiving vereist in de manier waarop projecten worden beheerd en geprioriteerd. Dit proces gaat vaak gepaard met culturele veranderingen en vereist commitment van alle niveaus binnen de organisatie. Hier is een stap-voor-stap benadering voor het implementeren van APM:

1. Begripsvorming en bewustwording creëren
Begin met het opleiden van het leiderschap en de sleutelteams over de principes van Agile en Agile Portfolio Management. Organiseer workshops en trainingssessies om het belang van APM en de verwachte voordelen te benadrukken.

2. Een cultuur van agile waarden bouwen
Werk aan het bouwen van een organisatiecultuur die agile waarden zoals flexibiliteit, open communicatie en continue verbetering omarmt. Moedig een mindset aan die risico's durft te nemen en falen ziet als een kans om te leren.

3. Het portfolio evalueren
Voer een grondige evaluatie uit van het huidige projectportfolio om inzicht te krijgen in de lopende en geplande initiatieven. Identificeer projecten die niet in lijn zijn met de bedrijfsstrategie of die weinig waarde toevoegen en overweeg deze te deprioriteren of stop te zetten.

4. Processen en tools inrichten
Implementeer tools en systemen die nodig zijn voor het beheer van een agile portfolio, zoals projectmanagementsoftware die kan helpen bij het tracken van voortgang en het faciliteren van communicatie. Ontwikkel processen die flexibiliteit en snelle aanpassing mogelijk maken, zoals regelmatige reviewcycli en feedbackloops.

5. Strategische doelen afstemmen
Zorg ervoor dat de strategische doelen van de organisatie duidelijk zijn gedefinieerd en gecommuniceerd naar alle teams. Maak de koppeling tussen deze strategische doelen en de projecten in het portfolio duidelijk, zodat teams de bijdrage van hun werk aan de bredere organisatiedoelen begrijpen.

6. Decentralisatie van besluitvorming
Geef teams meer autonomie in besluitvorming binnen hun projecten. Dit vereist vertrouwen van het hoger management in de teams. Richt richtlijnen en kaders in waarbinnen teams zelfstandig kunnen opereren.

7. Prioritering en herprioritering
Implementeer een systeem voor continue prioritering en herprioritering van projecten op basis van hun waarde en alignement met de strategische doelen. Moedig een dynamische aanpak aan waarbij veranderingen in de externe omgeving of nieuwe inzichten snel kunnen leiden tot aanpassingen in het portfolio.

8. Pilootprojecten en uitbreiding
Start met een of meer pilootprojecten om de principes van APM in praktijk te brengen en de processen te verfijnen. Breid de implementatie geleidelijk uit naar andere delen van het portfolio, gebaseerd op de lessen die zijn geleerd tijdens de pilotfase.

9. Monitoring, evaluatie en aanpassing
Monitor de voortgang van de implementatie en evalueer de impact op de organisatie. Wees bereid om processen en benaderingen aan te passen op basis van feedback en geleerde lessen.

Kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Onze Agile specialisten helpen je graag op weg!

Agile Portfolio Management (APM) biedt tal van voordelen die organisaties helpen om flexibeler, efficiënter en klantgerichter te worden. Hier zijn enkele kernvoordelen van het implementeren van APM:

• Verhoogde flexibiliteit en wendbaarheid: APM stelt organisaties in staat om snel te reageren op veranderingen in de markt, technologie of klantvoorkeuren. Door flexibele planning en continue evaluatie kunnen organisaties hun strategie en projectprioriteiten aanpassen zonder de algehele richting of doelstellingen uit het oog te verliezen.
• Betere afstemming op strategische doelen: door een voortdurende focus op strategische doelen te behouden en projecten te selecteren die de grootste bijdrage leveren aan deze doelen, zorgt APM ervoor dat de middelen van de organisatie effectief worden ingezet om maximale waarde te creëren.
• Verbeterde risicomanagement: APM bevordert een proactieve benadering van risicomanagement, waarbij potentiële problemen en uitdagingen vroegtijdig worden geïdentificeerd door regelmatige herzieningen en feedbackloops. Dit maakt snelle bijsturing en aanpassing mogelijk om risico's te minimaliseren.
• Efficiënter gebruik van middelen: door projecten te prioriteren op basis van hun verwachte waarde en bijdrage aan de strategische doelen, helpt APM bij het effectiever toewijzen van middelen. Dit voorkomt verspilling van tijd en geld aan projecten die weinig bijdragen aan de kernmissie van de organisatie.
• Verhoogde klanttevredenheid: door een klantgerichte benadering te hanteren en snel te reageren op feedback, draagt APM bij aan het leveren van producten en diensten die beter aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van de klant, wat leidt tot hogere klanttevredenheid.
• Transparantie en duidelijkheid in prioritering: APM zorgt voor helderheid en transparantie in hoe projecten worden geselecteerd, geprioriteerd en beheerd. Dit verbetert de communicatie binnen teams en met stakeholders, en zorgt ervoor dat iedereen gericht is op de gemeenschappelijke doelen.

Wil jij organisaties helpen met het implementeren van een Agile & Scrum? Bij Working Talent bieden we je de mogelijkheid om met ons IT traineeship alles te leren over Scrum en Agile.

Het traineeship start altijd met een intensieve bootcamp van acht weken. De eerste drie weken maak je niet alleen kennis met Agile & Scrum, maar ook met andere algemene IT-fundamentals, zoals: networking, architectuur, security, modelleren, coderen, databases en cloud.

Daarna is het tijd om het geleerde toe te passen in de praktijk bij één van onze opdrachtgevers. Zij kunnen je alles vertellen en leren over Agile & Scrum. Na het afronden van het IT traineeship kun gelijk als Agile specialist aan het werk. Denk aan een rol als Scrum Master, Lean Specialist of Product Owner.