Wat is Lean?

Het Engelse woord lean betekent letterlijk 'slank'. Binnen organisaties verwijst het naar een manier van werken waarbij processen zo worden ingericht dat alleen activiteiten overblijven die noodzakelijk zijn of waarde toevoegen. 

Bij Lean staat daarom een aantal vragen centraal: wat vindt de klant waardevol? Welke stappen zijn daarvoor noodzakelijk? Waar ontstaat verspilling? En hoe kunnen we het proces continu verbeteren? Het resultaat is een organisatie die efficiënter werkt en tegelijkertijd aandacht houdt voor kwaliteit en klantwaarde.

Lean werkt door processen vanuit het perspectief van de klant te bekijken en vervolgens systematisch activiteiten zonder toegevoegde waarde te verminderen. De Lean-methode bestaat uit vijf kernprincipes:

1. Value: bepaal de klantwaarde

Bepaal wat de klant daadwerkelijk belangrijk vindt en waarvoor de klant bereid is te betalen. Dit vormt het uitgangspunt voor het proces.

2. Value Stream: breng de waardestroom in kaart

Bekijk alle stappen die nodig zijn om een product of dienst te leveren. Zo wordt zichtbaar welke activiteiten waarde toevoegen en waar verspilling ontstaat.

3. Flow: creëer een vloeiend proces

Zorg ervoor dat werkzaamheden zo soepel mogelijk door het proces bewegen. Wachttijden, onnodige overdrachten en andere verstoringen worden zoveel mogelijk verminderd.

4. Pull: werk vanuit de klantvraag

Producten of diensten worden geleverd wanneer daar daadwerkelijk behoefte aan is. Zo voorkom je bijvoorbeeld onnodige voorraden en overproductie.

5. Perfection: blijf continu verbeteren

Lean kent geen definitief eindpunt. Organisaties blijven zoeken naar manieren om processen slimmer, efficiënter en beter te maken.

Samen vormen deze principes de basis voor Lean werken.

Binnen Lean is verspilling iedere activiteit die tijd, capaciteit of middelen kost zonder waarde voor de klant toe te voegen. Deze verspilling wordt ook wel Muda genoemd. Lean onderscheidt acht veelvoorkomende vormen van verspilling, vaak samengevat met het acroniem TIMWOODS:

• Transport: onnodig verplaatsen van producten, materialen of informatie.
• Inventory: meer voorraad of onderhanden werk dan noodzakelijk.
• Motion: onnodige bewegingen van medewerkers of machines.
• Waiting: wachten op informatie, materialen, systemen of collega's.
• Overproduction: eerder of meer produceren dan nodig.
• Overprocessing: werkzaamheden uitvoeren die geen extra waarde opleveren.
• Defects: fouten die herstelwerk of opnieuw uitvoeren noodzakelijk maken.
• Skills: kennis en talent van medewerkers onvoldoende benutten.

Door deze verspillingen zichtbaar te maken, kunnen organisaties gericht bepalen waar processen verbeterd kunnen worden.

Naast Muda kijkt Lean naar Mura en Muri. Samen beschrijven deze begrippen belangrijke oorzaken van inefficiënte processen.

• Muda betekent verspilling. Dit zijn activiteiten die middelen gebruiken zonder waarde voor de klant toe te voegen.
• Mura betekent ongelijkheid of variatie. Denk bijvoorbeeld aan een afdeling die de ene dag nauwelijks werk heeft en de volgende dag overbelast is.
• Muri betekent overbelasting. Dit ontstaat wanneer medewerkers, machines of systemen structureel meer moeten verwerken dan verantwoord is.

Een goed ingericht Lean-proces probeert alle drie zoveel mogelijk te verminderen.

Continu verbeteren betekent dat medewerkers voortdurend zoeken naar kleine en grote mogelijkheden om processen beter te maken. Binnen Lean wordt hiervoor vaak het Japanse begrip Kaizen gebruikt. In plaats van alleen grote veranderprojecten uit te voeren, wordt verbeteren onderdeel van het dagelijkse werk.

Een bekende methode hiervoor is de PDCA-cyclus:

• Plan: bepaal welk probleem je wilt oplossen en welke verbetering je wilt testen.
• Do: voer de verbetering uit.
• Check: meet en analyseer het resultaat.
• Act: borg de verbetering wanneer deze werkt of pas de aanpak aan.

Daarna begint de cyclus opnieuw. Zo ontstaat een structureel proces van leren en verbeteren.

Organisaties gebruiken verschillende technieken om Lean in de praktijk toe te passen. Welke methode geschikt is, hangt af van het proces en het probleem dat moet worden opgelost. Veelgebruikte Lean-technieken zijn:

• Value Stream Mapping: een proces visueel in kaart brengen om waardetoevoegende stappen en verspilling zichtbaar te maken;
• 5S: de werkomgeving logisch, overzichtelijk en efficiënt organiseren;
• Kaizen: continu verbeteren door regelmatig kleine verbeteringen door te voeren;
• PDCA: verbeteringen plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen;
• 5x Why: meerdere keren 'waarom?' vragen om de onderliggende oorzaak van een probleem te achterhalen;
• Kanban: werkzaamheden en werkvoorraden visueel maken en beheersen.

Deze technieken zijn hulpmiddelen. Lean werkt vooral wanneer continu verbeteren onderdeel wordt van de manier waarop een organisatie werkt.

Lean richt zich voornamelijk op het verminderen van verspilling en verbeteren van de doorstroming van processen. Six Sigma richt zich sterker op het verminderen van fouten en ongewenste variatie. 

Beide methodieken hebben dus procesverbetering als doel, maar benaderen dit vanuit een ander perspectief. Organisaties combineren de methoden daarom regelmatig tot Lean Six Sigma. Hierbij worden Lean-principes gebruikt om processen efficiënter te maken en Six Sigma-methoden om kwaliteit meetbaar te verbeteren en variatie te verminderen.

Een goede toepassing van Lean kan processen efficiënter en voorspelbaarder maken. Doordat organisaties kritisch kijken naar iedere stap in een proces, wordt duidelijk waar tijd, capaciteit of middelen verloren gaan. 

Mogelijke voordelen zijn kortere doorlooptijden, minder fouten, lagere kosten, betere kwaliteit en een hogere klanttevredenheid. Lean kan daarnaast medewerkers meer betrekken bij procesverbetering. Zij werken dagelijks met de processen en kunnen daardoor belangrijke verbeterpunten signaleren.

Lean is echter geen eenmalig verbeterproject. De grootste waarde ontstaat wanneer continu verbeteren onderdeel wordt van de organisatiecultuur.

Lean wordt binnen organisaties door verschillende professionals gebruikt. Denk aan Process Managers, Business Analisten, Product Owners, operationeel managers en professionals die zich specifiek richten op procesverbetering.

Een functie waarin Lean centraal kan staan, is die van Lean Specialist. Een Lean Specialist analyseert bedrijfsprocessen, identificeert verspilling en begeleidt verbetertrajecten.

Wil je weten welke werkzaamheden, vaardigheden en doorgroeimogelijkheden bij deze functie horen? Lees dan wat een Lean Specialist doet.