Wat is Lean?

Lean, letterlijk vertaald als 'slank' en 'zonder veel extra’s', is een managementfilosofie die organisaties aanmoedigt om hun processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Dit betekent werken met minder verspilling en meer focus op wat werkelijk waarde toevoegt voor de klant.

Het achterliggende idee is dat de klant het proces bepaalt; hun behoeften en wensen vormen de basis voor hoe producten of diensten worden ontworpen en geleverd. Vragen stellen en waarnemen zonder oordeel in plaats van meteen een antwoord, oplossing of oordeel geven is hierbij erg belangrijk. Hierdoor ben je als organisatie in in staat om de meeste waarde te creëren voor zowel klanten als de organisatie zelf. Dit resulteert in een hogere klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid en winst.

Een belangrijke uitbreiding van de Lean methode is de integratie met Six Sigma, een andere managementstrategie die focust op het verminderen van variatie en het verbeteren van kwaliteit. Samen vormen ze Lean Six Sigma, een krachtige combinatie die organisaties helpt zowel efficiëntie als kwaliteit te verbeteren. Door deze synergie worden niet alleen verspillingen geëlimineerd, maar ook de processen geoptimaliseerd om aan de hoogste kwaliteitsstandaarden te voldoen.

Het verschil en de synergie

Lean en Six Sigma zijn beide populaire managementstrategieën die gericht zijn op het verbeteren van de bedrijfsprestaties, maar ze benaderen dit doel vanuit verschillende hoeken. Het belangrijkste verschil tussen Lean en Six Sigma ligt in hun primaire focus: Lean richt zich op snelheid en efficiëntie door verspilling te elimineren, terwijl Six Sigma streeft naar precisie en het elimineren van fouten door variatie in processen te minimaliseren.

Echter, hun synergie ontstaat wanneer bedrijven ze samen toepassen, waardoor zowel de snelheid als de kwaliteit van processen verbeteren. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid, verbeterde operationele prestaties en, uiteindelijk, een groter succes voor de organisatie.

Lean is gebaseerd op vijf kernprincipes: waarde definiëren vanuit het perspectief van de klant, de waardestroom in kaart brengen, een vloeiende workflow creëren, op basis van vraag produceren (pull), en streven naar perfectie. Deze principes vormen het fundament van de Lean filosofie en helpen organisaties bij het realiseren van hun doelen. Door deze principes te volgen, kunnen organisaties processen optimaliseren, verspilling verminderen, en de kwaliteit en snelheid van hun dienstverlening verbeteren.

In totaal bestaat het Lean proces uit vijf belangrijke stappen:

Stap 1: Value
Wie is de klant van het proces en wat wil de klant? De klant staat bij Lean werken centraal. Voordat je het proces in gaat is het belangrijk om te weten hoe je toegevoegde waarde kunt leveren aan klanten.

Stap 2: Value stream
Hoe ziet het proces eruit? Door het bestaande proces goed in kaart te brengen weet je exact welke vervolgstappen je moet nemen. Hierdoor worden verspillingen zichtbaar tijdens het proces. Hiervoor kun je gebruikmaken van de zogeheten ‘waardestroom analyse’, waarbij post-its worden gebruikt om de werkwijze in kaart te brengen.

Stap 3: Flow
Hoe kun je flow in het proces brengen en welke stappen zorgen voor toegevoegde waarde? Tijdens deze stap haal je alle mogelijke verspillingen uit het proces, bijvoorbeeld wachttijden of defecten. Dit gebeurt altijd stap voor stap. Daarbij is het belangrijk dat je je niet laat belemmeren door mogelijke beperkingen.

Stap 4: Pull
Waar zitten de verspillingen en waar ontbreekt er een flow? Tijdens deze stap is het belangrijk om goed na te denken over wanneer je wat doet, zodat je in het vervolg kunt leveren wanneer de klant wil. De zogenaamde pull strategie: produceren op klantvraag of gebruik maken van de klantvraag tijdens het proces.

Stap 5: Perfection
Het streven naar perfectie door het continu verbeteren van het proces. Dit kun je doen door bijvoorbeeld elke dag of week te starten met een Daily Standup om te bespreken wat er speelt, wie wat doet en waar verbetering mogelijk is.

De Lean filosofie gaat verder dan alleen technieken en tools; het is een cultuur van continu verbeteren die door elk niveau van de organisatie moet worden omarmd.

Het gaat om het empoweren van medewerkers, het stimuleren van innovatie, en het constant zoeken naar manieren om processen efficiënter en effectiever te maken. Door een cultuur te creëren waarin iedereen zich richt op het verbeteren van de klantervaring en het elimineren van verspillingen, kunnen organisaties een duurzaam concurrentievoordeel opbouwen.

Het vereist vaak een complete omschakeling van een organisatie die niet binnen één dag te maken is. Het is een continu proces waarbij continue verbetering centraal staat.

De Lean filosofie identificeert drie kernsoorten verspilling: Muda (niet-waardetoevoegende activiteiten), Mura (variatie en inconsistentie), en Muri (overbelasting). Door deze vormen van verspilling te elimineren, kunnen bedrijven soepelere, meer gebalanceerde processen creëren die zowel medewerkers als klanten ten goede komen.

Wat is Muda?

De Lean methode helpt bij acht verschillende vormen van verspillingen in processen - ook wel Muda genoemd. Lean organisaties zijn dagelijks bezig met het elimineren van de acht Muda’s (verspillingen):

1. T: Transport – Het onnodig verplaatsen van informatie, producten en materialen.

2. I: Inventory – Niet goed verwerken van informatie, producten en materialen.

3. M: Motion – Onnodige bewegingen van mensen.

4. W: Waiting – Verspillen van tijd door bijvoorbeeld te wachten op de volgende stap in het proces.

5. O: Overproduction – Meer produceren dan nodig of voordat het nodig is.

6. O: Overprocessing – Meer doen dan nodig is zonder dat het waarde toevoegt voor de klant.

7. D: Defects – Fouten die ontstaat door onjuiste informatie.

8. S: Skills – Niet benutten van kennis en talenten van mensen.

Bij Muda maken we onderscheid in twee typen verspilling:

• Type 1: omvat verspillingen die om één of andere reden niet noodzakelijk worden geacht en niet gelijk kunnen worden uitgebannen.

• Type 2: verspillingen die onnodig zijn en als eerste moeten worden uitgebannen. Ze worden zoveel mogelijk opgelost zonder enige investering (Low Cost Automation).

Wat is Mura?
Mura staat voor onbalans en variatie in het proces. Er is geen flow in het proces waardoor er vaak sprake is van ‘hollen en stilstaan’. Vaak zijn processen niet op elkaar afgestemd en zorgt het voor een scheve verdeling qua werkdruk. Vier dagen in de week ben je heel druk, en één dag heb je nauwelijks iets te doen.

Wat is Muri?
Muri staat voor overbelasting van mens of machine. Machines die structureel worden overbelast en mensen die vaak te lang moeten overwerken of meer taken op hun bordje hebben dan gezond is. Dit resulteert vaak in stress, burn-outs en veel ziekteverzuim. Bij machines leidt het tot extra storingen en stilstand.

Kwaliteit is niet alleen een doel op zich binnen de Lean filosofie; het is ook een essentiële voorwaarde voor het creëren van waarde voor de klant. In Lean-processen wordt kwaliteit vanaf het begin ingebouwd, niet alleen gecontroleerd aan het einde van een proces.

Dit betekent dat elk onderdeel van het proces bijdraagt aan het eindproduct op een manier die voldoet aan de verwachtingen van de klant. Dit benadrukt de focus van Lean op het continu verbeteren van processen en producten.

Doelgerichtheid in Lean

Daarnaast is doelgerichtheid essentieel; elke actie binnen een Lean organisatie moet gericht zijn op het creëren van klantwaarde. Dit betekent dat elke handeling, elk besluit en elk procesdeel moet bijdragen aan dit ultieme doel.

Door een duidelijk doel voor ogen te houden, kunnen organisaties hun inspanningen richten en verspilling elimineren in gebieden die niet bijdragen aan de klantwaarde. Dit helpt niet alleen bij het verhogen van de efficiëntie, maar zorgt er ook voor dat alle betrokkenen zich kunnen richten op wat echt belangrijk is.

Wil jij Lean specialist worden en organisaties helpen met het efficiënter en effectiever inrichten van processen en/of diensten? Bij Working Talent bieden we je de mogelijkheid om met ons IT-traineeship alles te leren over Lean.

Tijdens het IT-traineeship krijg je de mogelijkheid om een officieel Lean certificaat te behalen. De eerste drie weken van het traineeship maak je niet alleen kennis met de basis van Lean, maar ook van Agile & Scrum, networking, architectuur, security, modelleren, coderen, databases en cloud.

Na een periode van acht weken ga je aan de slag bij één van onze opdrachtgevers op je kennis toe te passen in de praktijk. Je leert alle kneepjes van het vak en wordt begeleid door een Lean professional. Na het afronden van het IT-traineeship kun je aan de slag als Lean Specialist, Scrum Master of Product Owner bij spraakmakende opdrachtgevers!