Wat is Kanban?

Kanban is een agile framework en visueel systeem voor het beheren van werk terwijl het door een proces stroomt. Het stelt teams in staat om efficiënter te werken door de hoeveelheid werk in uitvoering te beperken en een duidelijke visualisatie van de workflow te bieden. De methode is ontworpen om just-in-time productie te bevorderen en verspilling te minimaliseren. Tegenwoordig wordt Kanban breed toegepast in verschillende industrieën, van softwareontwikkeling tot marketing, om projecten en dagelijkse taken te beheren.

Ontstaan van het Kanban
Kanban, oorspronkelijk ontwikkeld in de late jaren '40 bij Toyota door ingenieur Taiichi Ohno, is een framework ontstaan uit de behoefte om productieprocessen te optimaliseren. Geïnspireerd door het voorraadbeheersysteem van supermarkten, introduceerde Ohno het gebruik van fysieke kaarten (kanbans) om de vraag-gestuurde productie, of 'just-in-time' productie, binnen Toyota's productiesysteem te faciliteren. Deze kaarten hielpen bij het coördineren van de levering van materialen en productie, waardoor overproductie werd voorkomen en flexibel op vraagveranderingen kon worden gereageerd.

Hoewel Kanban zijn wortels heeft in de productie industrie, is het principe veelzijdig genoeg gebleken om toegepast te worden in uiteenlopende sectoren. Het moderne Kanban is uitgegroeid tot een flexibel framework dat visualisatie van werk, beperking van werk in uitvoering, flowmanagement en continue verbetering omvat.

Kanban is gebaseerd op een aantal kernprincipes die samen een raamwerk vormen voor efficiënt taak- en projectmanagement. Deze principes helpen teams hun werkprocessen te optimaliseren, verspilling te minimaliseren en de algehele productiviteit te verhogen. Hier zijn de kernprincipes van Kanban:

1. Visualiseer het werk
Het creëren van een visueel overzicht van alle lopende taken is essentieel in Kanban. Dit wordt vaak gedaan met behulp van een Kanban-bord, dat in kolommen de verschillende stadia van het werkproces weergeeft, zoals "Te doen", "In uitvoering" en "Gedaan". Door het werk visueel te maken, kunnen teamleden de voortgang van taken gemakkelijk volgen en identificeren waar bottlenecks optreden.

2. Beperk werk in uitvoering (WIP)
Een van de belangrijkste doelen van Kanban is om overbelasting van teamleden te voorkomen. Dit wordt bereikt door het aantal taken dat tegelijkertijd in uitvoering is, te beperken. WIP-limieten zorgen ervoor dat teams zich concentreren op het afronden van taken voordat nieuwe taken worden gestart, wat de doorlooptijden vermindert en de kwaliteit van het werk verbetert.

3. Beheer de workflow
Het beheren en continu verbeteren van de workflow is een kernaspect van Kanban. Teams moeten regelmatig hun processen evalueren en aanpassingen maken om de efficiëntie te verhogen. Dit omvat het identificeren van vertragingen in het proces, het optimaliseren van de stappen, en het verzekeren van een soepele doorstroom van taken van het ene stadium naar het volgende.

4. Maak procesregels expliciet
Het is belangrijk dat alle teamleden duidelijk begrijpen hoe taken door de workflow moeten bewegen. Door expliciete regels vast te stellen voor hoe taken worden behandeld, verwerkt en overgedragen, wordt consistentie gewaarborgd en worden misverstanden voorkomen. Dit helpt ook nieuwe teamleden om snel op de hoogte te raken van het werkproces.

5. Implementeer feedback loops
Continu leren en aanpassen is cruciaal in Kanban. Door regelmatige feedback loops te implementeren, zoals dagelijkse stand-ups of retrospectieve meetings, kunnen teams problemen identificeren, successen vieren en zoeken naar manieren om hun werkprocessen te verbeteren.

6. Verbeter collaboratief, evolueer experimenteel
Kanban benadrukt het belang van samenwerking binnen het team en tussen verschillende stakeholders. Verbeteringen moeten collectief worden nagestreefd, waarbij wordt geleerd van ervaringen en experimenten. Teams worden aangemoedigd om innovatieve oplossingen te proberen en aan te passen op basis van de resultaten, altijd met het doel om de workflow te optimaliseren en meer waarde te leveren.

De implementatie van Kanban in een organisatie of team vereist een zorgvuldige planning en betrokkenheid van alle teamleden. Het succes van Kanban ligt in het vermogen om werkprocessen te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen, terwijl flexibiliteit en transparantie worden behouden. Hier volgt een stapsgewijze aanpak voor het implementeren van Kanban:

1. Training en bewustwording
Begin met het opleiden van het team over de basisprincipes en voordelen van Kanban. Zorg ervoor dat iedereen de kernprincipes begrijpt en hoe deze de workflow en teamdynamiek kunnen verbeteren. Bespreek de doelen die jullie hopen te bereiken met Kanban, zoals het verminderen van doorlooptijden, het verbeteren van de kwaliteit, of het verhogen van de klanttevredenheid.

2. Visualiseer de workflow
Creëer een Kanban-bord. Dit kan een fysiek bord met post-its zijn of een digitaal bord met behulp van software zoals Trello, Jira, of Asana. Identificeer de verschillende stadia van jullie proces van begin tot eind en label de kolommen op het bord dienovereenkomstig, bijvoorbeeld "Te Doen", "In Uitvoering", "Review", en "Gedaan".

3. Definieer werk in uitvoering (WIP) limieten
Stel WIP-limieten in voor elke fase van het proces om te voorkomen dat taken zich opstapelen en om de focus op afronding te behouden. Monitor en pas aan. Begin met conservatieve limieten en pas ze aan op basis van ervaring en de capaciteit van het team.

4. Beheer en optimaliseer deworkflow
Houd de voortgang bij door regelmatig het Kanban-bord te updaten en te bespreken tijdens teammeetings. Identificeer knelpunten door te kijken naar waar kaarten zich opstapelen en onderzoek manieren om deze belemmeringen in de workflow te verhelpen.

5. Implementeer feedback loops
Organiseer dagelijkse stand-ups waarbij het team de huidige status van het bord bespreekt en eventuele problemen identificeert. Houd regelmatige retrospectieven om te reflecteren op wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Gebruik deze sessies om procesverbeteringen te plannen en te implementeren.

6. Moedig continu leren en verbetering aan
Experimenteer met veranderingen in het proces en evalueer de impact op de workflow en teamproductiviteit. Sta open voor aanpassingen in de Kanban-aanpak zelf. Kanban is flexibel en moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van het team.

Kanban biedt talrijke voordelen voor teams en organisaties die hun werkprocessen willen optimaliseren. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen van het implementeren van Kanban:

• Verhoogde transparantie: Kanban visualiseert werkprocessen met behulp van een Kanban bord, waardoor alle teamleden duidelijk kunnen zien welke taken in uitvoering zijn, welke voltooid zijn en welke nog moeten beginnen. Deze transparantie verbetert de communicatie binnen teams en helpt bij het identificeren van knelpunten in het proces.
• Verbeterde efficiëntie: door het beperken van werk in uitvoering (WIP) en het visueel beheren van de workflow, kunnen teams efficiënter werken. Kanban helpt bij het verminderen van verspilling door overproductie en niet-geoptimaliseerde werkprocessen te elimineren, waardoor de doorlooptijden worden verkort.
• Flexibiliteit in prioritering: Kanban staat snelle aanpassingen in prioriteiten toe, waardoor teams beter kunnen reageren op veranderende eisen of onverwachte kansen. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat de meest waardevolle en urgente taken altijd voorrang krijgen.
• Verminderde doorlooptijden: het gebruik van Kanban kan leiden tot aanzienlijk kortere doorlooptijden door een gestroomlijnde workflow en het verminderen van tijd besteed aan taken die geen waarde toevoegen. Snellere voltooiing van taken betekent snellere levering van waarde aan klanten.
• Continue verbetering: Kanban moedigt aan tot een cultuur van continue verbetering (Kaizen) door regelmatige reflectie en aanpassing van de werkprocessen. Teams worden aangemoedigd om voortdurend te zoeken naar manieren om efficiënter te werken en de kwaliteit van hun output te verhogen.
• Betere focus en productiviteit: door de beperking van werk in uitvoering worden teams minder overbelast, wat leidt tot een betere focus op de taken die ze uitvoeren. Dit verbetert niet alleen de productiviteit maar ook de kwaliteit van het werk.

Wil jij organisaties helpen met het implementeren van een Agile & Scrum? Bij Working Talent bieden we je de mogelijkheid om met ons IT traineeship alles te leren over Scrum en Agile.

Het traineeship start altijd met een intensieve bootcamp van acht weken. De eerste drie weken maak je niet alleen kennis met Agile & Scrum, maar ook met andere algemene IT-fundamentals, zoals: networking, architectuur, security, modelleren, coderen, databases en cloud.

Daarna is het tijd om het geleerde toe te passen in de praktijk bij één van onze opdrachtgevers. Zij kunnen je alles vertellen en leren over Agile & Scrum. Na het afronden van het IT traineeship kun gelijk als Agile specialist aan het werk. Denk aan een rol als Scrum Master, Lean Specialist of Product Owner.